みなさんこんにちは！Shihoです。
先日、私の会社で｢生産性｣に関する取り組みのティーチバックセッションがありました。
｢生産性向上の取り組みをするweek｣というのを1週間設け、各チーム・個々で決めた取り組みを実行し、生産性に対する意識を向上しよう、というもの。
社員の中から数名のパネリストに参加してもらい、取り組みから感じたことや、
そもそも生産性ってなんだろうね？
ということについてざっくばらんに話し合う場でした。
そこで生産性について考えるきっかけになったので、記事にしてみます。
生産性とは？
生産性とは、Wikipediaさんによると
“経済学で生産活動に対する生産要素の寄与度、あるいは、資源から付加価値を産み出す際の効率の程度のことを指す。”
だそうです。
…なんとなくわかるけど、なんとなくしかわからない…
さらに、以下のように続きます。
“より少ないインプットからより多いアウトプットが得られるほど、より生産性が高いという関係にある”
こっちの方が親切でわかりやすいですね。
つまり、1時間かけて1枚仕上げるレポートを、同じ時間で1.5枚、2枚と増やすことは生産性が高くなった(上がった)と言うことができます。
生産性の捉え方
ここで疑問に感じることがあります。
それは、
何を生産性と捉えるかなんて、人によって違うんじゃない？
ということ。
そうなんです。まさにそのとおり。
では具体的に、生産性の定義が立場の違いによってどう異なるのかを見ていきましょう。
ワーママのケース
パネリストは5名。一般社員からマネージャー職・ワーママまでさまざまです。
たとえば時短で働くワーママにとっては、一般社員が通常8時間勤務するのに対し5〜6時間しか業務時間がありません。
こういった方の場合、とにかく短い時間で業務を終わらせるのが生産性かもしれません。
また、お子さんが小さい場合、この5〜6時間が当たり前に使えない場合も容易に想像できます。
たとえば、保育園へ送り出したお子さんが熱を出してお迎えにいかなければならない、などですね。
あと2時間働けると思っていたのに急遽帰らないといけない！ということは日常茶飯事でしょう。
マネージャー職のケース
マネージャー職の場合はどうでしょうか。
そもそも業務の量も責任感も一般社員の比にならないため、これまた生産性の考え方が異なってくるはずですよね。
期日までに勤怠を承認する、などの管理業務もあるため、月末月初は特にこれらの承認作業を意識した時間配分をせねばなりません。
また、いつでも部下をサポートできる姿勢を持つことも求められます。
相談したいのにいつも忙しそうだから話しかけにくい…
ミーティングを設定してもいつもリスケされてしまう…
これでは部下の方の業務にも支障が出ます。
おすすめは、1日の中にフォーカスタイムなどを設定すること。
そこでガッと自分の業務を集中的に終わらせて、他の時間はミーティングや部下のサポートができる体制を整えておくことがマネジメント職には必要でしょう。
常に部下から頼られる存在であることが1番の仕事かもしれません。
相手も人間ですから、｢この上司のために頑張りたい｣｢この上司には何を言っても無駄｣という風に”人”にモチベーションが左右されることはよくあります。
一般社員のケース
私も一般社員に該当しますが、そもそも生産性をあまり意識していない方も多いはずです。
特に若い方や入社間もない方は、自分の業務をどうこなすと生産性が上がったと呼べるのか、よくわからないまま日々なんとなく働いている－なんて方もいるのでは？
これはよくあることなので、心配しなくて大丈夫！
もちろんきちんと生産性を意識して働いていらっしゃる方もいるでしょうが、一般社員の場合は特に難しいと言えます。
生産性の考え方は一人ひとり違う
上述の通り、何を生産性と捉えるかは役職、もっと言えば個々によってさまざまです。
ただ、皆さん共通して言っていたのは『かかる時間を短くする』ということ。
確かに、いつも1時間かけているルーティンを50分、45分で終わらせられればそれは生産性の向上と呼べるでしょう。
1時間でセッティングするミーティングをあえて50分で組むのも良いアイディアです。
時間短縮すればいいという訳ではない？
どうしても時間短縮に目が行きがちですよね。
いつも残業している人が定時であがれたら、それは効率の良い仕事ができたからだ！と感じるでしょう。
でもちょっと立ち止まって考えてみて。以下の2点に着目してください。
①クオリティが下がっては意味がない
早く仕事を終わらせる＝生産性が良いと勘違いしてしまいがちですが、必ずしもそうではありません。忘れてならないのは、クオリティはそのままを維持すること。
クオリティを下げて雑に終わらせれば、確かに時間は短縮できるでしょう。
時間は有限なので、時間を意識するのは大切です。
しかし同時に、いつもと同等のクオリティが保てているか？と自問自答することを忘れてはなりません。
②余った時間は有効活用できているか？
クオリティはそのままに、1時間かけていた仕事を短い時間、たとえば50分で終わらせることができたなら、それは素晴らしいことです。
でも、余ったその10分は別の仕事に使えていますか？
早く終わった達成感で休憩したり、のんびりしてしまったりしては意味がありません。
もちろん適度な休憩は必要ですよ！
おすすめは、その余った10分をメールチェックにあてること。
大量のメールチェックのために午前中の大半を使ってる人もチラホラ見かけますが、こうした10分が1日に何度も作れれば、メールチェックに十分な時間が確保できるようになるはずです。
ファーストステップは「自分にっての生産性とは何か」を考えるところから
日本人は残業が多い
日本人は生産性が低い
とよく言われます。
働き方改革によって、生産性に関するトピックに企業も敏感になっていることでしょう。
一方で、企業のトップや重役でさえ、生産性という言葉について厳密に理解が及んでいる人は多くありません。
長時間労働を当たり前に経験してきた年代と、残業を悪とする現代で生まれ育った若年層の間には、そもそも意識の相違があるのです。
- 一人ひとりが考える「生産性」とはなんなのか？
- 自分の業務の中で置き換えたときに、何をどうすると生産性が上がったと感じられるのか？
- 自分の思う「生産性」は、客観的に見ても生産性だと思ってもらえるのか？
など、認識がズレていないか確認することも大切です。
普段何気なく口にしがちな生産性という言葉。
まずはこの本質や、個々による生産性の捉え方の違いを知ることが、職場の生産性向上の第一歩になるのではないでしょうか。
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